| Hora | Paciente | Servicio | Estado | ||
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Citas
Consulta y gestión de todas las citas agendadas por el chatbot
| Fecha | Hora | Paciente | Servicio | Estado | Acciones | ||||
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| No se encontraron citas | |||||||||
Pacientes
Historial de pacientes registrados automáticamente por el chatbot
| Cédula | Paciente | Acciones | |||
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| No se encontraron pacientes | |||||
Sedes
Gestiona las sedes de la clínica: dirección, ubicación GPS y horarios de atención
Servicios
Gestiona los servicios que ofrece la clínica y sus precios de referencia
Profesionales
Gestión de podólogos. Cada profesional se registra una vez y se le asignan las sedes donde atiende.
| Nombre | Sedes | Servicios | Acciones | |
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| No hay profesionales registrados | ||||
Horarios
Edita la disponibilidad semanal y bloquea días específicos por médico o sede
Seleccionar profesional
Recordatorios
Seguimientos programados para enviar por WhatsApp a pacientes
| Paciente | Servicio | Fecha envío | Estado | |||
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| No hay recordatorios | ||||||
Conversion Funnel
Monitor en vivo de conversaciones de WhatsApp. Use "Abrir en WhatsApp" para responder en WhatsApp Web.
Control del Bot
Pausa o reactiva el chatbot para un número específico de WhatsApp
Gestionar número
Al pausar el bot para un número, deja de responderle automáticamente durante 24 horas (o hasta que lo reactives manualmente). Solo afecta a ese número: el bot sigue atendiendo normal a todos los demás pacientes. Pasadas las 24 horas, el bot vuelve a responderle solo.
- Escribe el número y presiona Consultar estado para ver si ya está pausado.
- Presiona Pausar bot para tomar el control de la conversación.
- Atiende al paciente por WhatsApp normalmente.
- Cuando termines, presiona Reactivar bot (o espera 24h y se reactiva solo).
Pausar todo el bot
Apagar el chatbot por completo para todos los números a la vez, por ejemplo durante un feriado o mantenimiento. El bot dejaría de responder a cualquier paciente hasta reactivarlo.
Canales
Canales por donde atiende el asistente. Hoy responde por WhatsApp; los demás llegarán pronto.
Meta Ads
Gestiona tus campañas de anuncios de Facebook e Instagram desde aquí: crear, pausar y ver resultados sin salir del panel.
Esta función estará disponible en una próxima actualización.
Configuración del Negocio
Edita los datos que el bot usa para responder a los pacientes. Los cambios se aplican en el siguiente mensaje.
Seguridad
Cambie su clave de acceso al panel
Cambiar mi clave
Es la clave con la que ingresa al panel. Use al menos 8 caracteres.
Cambiar clave de administrador
Es la clave para entrar al panel y para confirmar acciones que la piden (eliminar sede, servicio o profesional). Usa al menos 8 caracteres.
Si olvidas la clave y no puedes entrar, se restablece desde el servidor (contacta a soporte técnico).
Correo de recuperación
Si olvidas la clave, te enviaremos las instrucciones a este correo. Al registrarlo te enviamos un código para verificar que el correo es correcto.
Usuarios
Cuentas de acceso al panel: administrador y secretarias
Crear secretaria
Se crea con una clave temporal que usted define y le entrega. En su primer ingreso, ella deberá cambiarla. Las secretarias ven todas las sedes; operan citas, pacientes y recordatorios; la parte de Clínica es solo lectura.
Cuentas
Guía de uso
Todo lo que puedes hacer desde este panel, explicado paso a paso. Pensada para que trabajes con confianza.
Este es tu centro de control. El chatbot de WhatsApp atiende a los pacientes solo: agenda citas, las cancela, las reagenda y responde preguntas frecuentes, las 24 horas. Tú usas este panel para supervisar lo que hace el bot, agendar citas manualmente (cuando alguien llama o viene en persona), corregir lo que haga falta y configurar horarios, profesionales y servicios.
¿Qué es?
Muestra en vivo quién le está escribiendo al bot y en qué etapa va cada paciente.
- Arriba, el conteo por etapa: Nuevos, Información, Gestión de cita, Comprobantes y Requiere asesor
- Abajo, las conversaciones: los casos por atender salen primero, resaltados en amarillo
- Filtros (solo casos por atender): Agendar, Reagendar, Cancelar, Comprobantes y Otros (tope de la IA, exceso de mensajes o bot pausado a mano)
Atender un caso
Cuando el bot termina su parte, se silencia para ese número y el caso queda por atender. El panel no envía mensajes: usted responde desde WhatsApp.
- Presione "Abrir en WhatsApp" para responder en WhatsApp Web
- Use el botón de la acción: Agendar, Reagendar, Cancelar o Verificar (comprobante)
- Al guardar la cita (o verificar el comprobante) el caso se cierra solo y el bot vuelve a responderle. Si lo resolvió solo por chat, presione "Atendido"
Las etiquetas de estado
Cada fila muestra en qué anda el paciente:
- Solicita cita / reagendar / cancelar: el bot le pidió sus datos y espera que usted coordine
- Comprobante recibido: envió su comprobante de pago; revíselo y presione "Verificar"
- Requiere asesor: el bot no pudo seguir (muchas preguntas o mensajes seguidos)
- Nuevo / Recurrente: sin registro en el sistema, o paciente con citas previas
Agendar una cita manualmente
Cuando un paciente llama o viene en persona.
- Ve a "Citas" y haz clic en "Agendar cita"
- Ingresa la cédula: si el paciente ya existe, sus datos se autocompletan
- Elige sede, servicio y fecha; aparece la grilla de horarios
- Toca el horario libre que prefieras (el color indica si está libre u ocupado)
- Marca "notificar al paciente" si quieres que le llegue confirmación por WhatsApp
Reagendar (cambiar fecha u hora)
La cita vieja se cancela y se crea una nueva con la fecha elegida.
- Busca la cita en la lista de "Citas"
- Haz clic en "Reagendar"
- Elige nueva fecha, hora y profesional
- Confirma
Editar una cita
Cambia servicio, profesional, estado o notas sin mover la fecha/hora.
- En la lista de Citas haz clic en "Editar"
- Modifica lo que necesites
- Guarda
Cancelar una cita
Borra también el evento del Google Calendar automáticamente.
- Busca la cita por fecha o nombre
- Haz clic en "Cancelar"
Cada profesional se registra una sola vez como persona. Luego le asignas en qué sedes atiende y qué servicios ofrece en cada sede. Así, si el mismo profesional trabaja en dos sedes, no lo repites: es una sola ficha con dos sedes.
Registrar un profesional nuevo
- Ve a "Profesionales" y haz clic en "Nuevo profesional"
- Escribe título (Pdlgo., Dra., etc.), nombres y apellidos
- Haz clic en "Agregar sede" y elige dónde atiende
- En cada sede, marca los servicios que ofrece ahí
- Guarda. Luego define su horario en "Horarios"
Cambiar el nombre o título
Si un profesional cambia de título o corriges un apellido.
- Haz clic en "Editar" en su fila
- Cambia lo que necesites y guarda
Agregar o quitar una sede
Cuando un profesional empieza o deja de atender en una sede.
- Edita el profesional
- Usa "Agregar sede", o el botón de basura para quitar una
- Guarda
Eliminar un profesional
Si ya no trabaja en la clínica.
- Haz clic en el botón de eliminar en su fila
- El panel te avisa si tiene citas futuras
- Confirma
Definir el horario semanal
La grilla muestra bloques de 30 minutos. Verde = atiende, blanco = no atiende.
- Ve a "Horarios"
- Elige la sede y el profesional
- Toca las celdas para marcar cuándo atiende
- Guarda
Bloquear un día puntual
Cuando un profesional falta, hay feriado o la sede cierra.
- Selecciona el profesional
- Haz clic en el encabezado del día a bloquear
- Elige el alcance: solo ese profesional, o toda la sede
Pausar el bot para un número
En "Control Bot" ingresas un número de WhatsApp y pausas el bot solo para esa persona. El bot deja de responderle automáticamente por 24 horas (o hasta que lo reactives), para que tú o una colega atiendan esa conversación a mano. El resto de los pacientes siguen siendo atendidos normal.
- Ve a "Control Bot"
- Escribe el número y consulta su estado
- Pausa o reactiva según necesites
Recordatorios de seguimiento
Desde "Recordatorios" puedes programar un mensaje de seguimiento para un paciente (por ejemplo, recordarle volver para un control más adelante). El paciente puede confirmar o declinar ese seguimiento por WhatsApp.
En "Configuración" defines la información que el bot de información usa para responder preguntas de los pacientes. Hay dos cosas distintas que a veces se confunden:
Empieza revisando
Al abrir el panel, mira las citas del día y si hay alguna "Sin asignar" que resolver.
Guarda siempre
Tras cualquier cambio (horario, profesional, cita), asegúrate de hacer clic en "Guardar".
Usa el buscador
En Citas y Pacientes puedes filtrar por nombre, cédula o fecha para encontrar rápido lo que buscas.